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4 Modelos e Exemplos de Respostas para o Atendimento ao Cliente

Mesmo os mais habilidosos profissionais de suporte que conseguem manter uma comunicação fluída, amigável, suave e, em simultâneo, conseguir resolver os mais variados casos de Incidentes e Requisições de Suporte ou Centrais de Serviços, algumas conversas podem se tornar um verdadeiro pesadelo em alguns momentos. Qual é a melhor maneira de informar alguém que não há possibilidade de um reembolso, ou então que você não pode dar acesso a uma conta que o cliente diz ser dele?

Com a tentativa de tornar essas conversas difíceis um pouco mais simples, montei esses modelos que você pode usar como inspiração para as suas respostas perfeitas.

Eu, inclusive, recomendo que você crie e padronize alguns níveis de discursos para que toda a equipe de suporte esteja no mesmo canal quando se trata de solução de problemas e conflitos com clientes.

Caso contrário, o cliente A vai sempre querer o atendimento do Analista X por ele ser mais "convencível" ou "menos duro" nas respostas.

Pesadelo para uma central com mais de 5 pessoas, por exemplo.

Eu quero uma reunião/que me liguem, agora!

Um cliente está exigindo uma ligação para solução do seu incidente, mas você não oferece suporte telefônico ou não tem disponibilidade naquele exato momento. O cliente pode estar ameaçando “falar com o gerente” ou cancelar o contrato imediatamente.

Abordagem recomendada

Com tanto estresse, seu cliente pode sentir que você está se recusando em ajudar ele, mesmo que, na verdade, seja apenas um conflito de “por onde” essa ajuda virá.

Sua resposta deveria:

✅ Ser firme sobre o que você pode ou não pode fazer

✅ Certifique-se de que seu cliente está ciente que você está ali para ajudar

✅ Deixe claro que é o cliente que está no controle


Exemplo de Resposta

Olá Ana,

Eu entendo sua frustração. 1 Para alguns clientes, a falta de suporte telefônico pode ser um fator-chave para decidir se mantém um fornecedor ou não, e isso é completamente compreensível, mas, infelizmente, não é algo que oferecemos agora.

2 Eu quero lhe auxiliar com os problemas ou dúvidas que você tem, e nós podemos definitivamente resolver isso por e-mail/central de serviços, mas eu vou precisar da sua ajuda.

Você poderia, por gentileza, 3 me passar essas informações, que sem sombra dúvidas nos auxiliarão no entendimento do que está acontecendo e qual abordagem seguir.

<coloque aqui suas questões específicas>

Eu agradeço a sua ajuda, e sei quando você tem tanto trabalho e acaba sendo atrasada com esses incidentes. 4 Assim que você responder, eu serei imediatamente notificado e posso começar a investigar para você.

1 Você pode omitir esta parte se o cliente não está ameaçando cancelar o contrato. 2 Posicione-se COM seu cliente CONTRA o problema, e gentilmente lembre que é o seu cliente quem está atrasando o processo. 3 Agora que você reiniciou a conversa, refaça o questionamento que você precisa para ajudá-los. 4 As pessoas querem telefonemas ou reuniões pois estão preocupadas com a velocidade de resposta ou serem ignoradas.

Construa a confiança demonstrando explicitamente o que acontece com seus e-mails quando são recebidos pela central.

Opções alternativas

  1. Ofereça chat instantâneo (se possível) como uma opção de percepção “mais rápida” para solução
  2. Tente oferecer a ligação como uma saída condicionada a tentar primeiramente por e-mail ou central de serviços. Caso a primeira forma de comunicação não resolva. “Eu acredito que possamos resolver isso por e-mail/central de serviços, mas se tentarmos dessa maneira e ainda assim não conseguirmos colocar a situação em dia, então ficarei feliz em ligar para você.”

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Quando vai estar disponível [a função xyz] [sistema abc]?

Um cliente está pedindo por uma função do produto que você tem certeza de que não será adicionada.

Abordagem recomendada

Você precisa entender que o seu cliente vir até você buscando ajuda, pois gostam tanto do seu trabalho que querem que o produto resolva ainda mais problemas para eles. Portanto, simplesmente, recusar qualquer opinião pode tornar-se uma arma contra a própria organização. Todavia é melhor saberem a verdade do que serem “enrolados”, com a esperança de terem algo que não virá.

Sua resposta deveria:

✅ Ser honesta com a situação

✅ Explicar o porquê

✅ Reconhecer a necessidade do cliente e encaminhar à área responsável se possível

Exemplo de Resposta

Olá Pedro,

Agradecemos a sua sugestão; apreciamos a maneira com que você explicou como essa funcionalidade lhe auxiliaria. Enquanto 1 essa função não está no nosso radar agora, estamos 2 trabalhando em melhorias que serão úteis para a maioria dos nossos clientes, e você as verá em muito breve.

Enquanto não podemos desenvolver exatamente o que você procura, eu tenho uma sugestão que pode resolver parte do que você precisa.

3 <coloque aqui sua sugestão>

Agradecemos novamente por nos contatar! Nós sempre levamos em conta os seus comentários e sugestões.

1 Se for uma função que JAMAIS será colocada em prática, você pode usar uma frase mais forte. “Não é algo que colocaremos na ferramenta”. 2 Nós não estamos dizendo NÃO para você, estamos dizendo SIM para o maior número de pessoas possível de uma vez só. 3 Apenas ofereça isso quando você tiver uma opção útil. Se for muito complexa ou insuficiente, deixe sem essa opção. Paciência!

Opções alternativas

  1. Se você tiver um roadmap público, referencie o cliente a ele e compartilhe algumas das melhorias que estão prestes a sair.
  2. Às vezes, seu cliente seria melhor assistido com um produto diferente, e você pode apoiar eles oferecendo essa opção.

Eu quero meu dinheiro de volta!

Quando você não pode (ou decidiu não) oferecer um reembolso ao seu cliente.

Abordagem recomendada

Solicitar um reembolso é, geralmente, um sinal de que seu cliente não sente que o produto entrega valor, ou que ele não percebeu tal valor. Se você perceber isso e conseguir lidar com o incidente, o reembolso pode se tornar bem menos importante para os clientes.

Sua resposta deveria:

✅ Ser clara e dar razões, se possível

✅ Buscar e “cavar fundo” até entender a causa que não está explícita na reclamação

✅ Ouvir com muita atenção e dando real importância à queixa

Exemplo de Resposta

Olá Jana,

Que pena ouvirmos que você não está feliz com nosso produto. 1 Como eu não tenho poderes de lhe oferecer um reembolso (por favor 2 veja os nossos termos e condições aqui), eu posso 3 *<oferecer uma mensalidade grátis/crédito para futuros negócios/outra alternativa>*.

Enquanto organizamos isso, eu gostaria de entender melhor qual é a sua situação e procurar entender se há alguma outra maneira de ajudarmos.

Você poderia me dar mais alguns detalhes sobre o que você precisava que fosse feito? Me parece <seu melhor entendimento sobre o que o cliente está tentando fazer, e onde ficaram “travados”>, estou certo?

Se você tiver alguns minutos para me ajudar com essas informações, eu posso conversar com o time aqui, e podemos lhe dar a nossa melhor solução.

1 Seja franco sobre sua decisão para evitar mal-entendidos. 2 Se você tem uma política de reembolso, referencie aqui diretamente. 3 Dê ao seu time de suporte uma variedade de opções que não sejam um reembolso se você puder.

Opções alternativas

  1. Para reembolsos pequenos, o custo de discutir com o cliente pode ultrapassar os valores poupados. Talvez você pode apenas ceder ao reembolso e investir em uma freguesia posterior.
  2. Mesmo quando você pode oferecer um reembolso, uma solicitação de reembolso é uma oportunidade de entender melhor as necessidades do seu cliente. Eles precisam saber que você não tem problemas em reembolsá-los, mas que está extremamente aberto para conversar e entender os motivos que fizeram com que chegassem a esse ponto. Algumas vezes, no final da conversa, eles não vão querer mais o reembolso.
  3. Uma política de reembolso clara, acessível e bem escrita faz dessas conversas algo bem mais simples e rápido.

Me mande pelo Whats!

Quando seu cliente começa o contato por um canal não oficial, e você precisa continuar a conversa no canal que a sua empresa usa como centralizador e oficial. Inclusive em contrato.

Abordagem recomendada

O ideal seria respeitar a escolha do seu cliente sempre que você puder. Mas se você precisar transferir eles para o canal ideal, explique porquê e deixe claro a eles que você vai resolver suas questões.

Sua resposta deveria:

✅ Transferir as informações de forma suave

✅ Diminuir o trabalho e complexidade para o seu cliente

✅ Manter a confiança do seu cliente em você

Exemplo de Resposta

Olá Paulo,

Nos desculpe pelo problema, vamos resolver isso. 1 Precisaremos acionar a equipe de suporte, para isso eu abri um incidente na nossa central de serviços para você, 2 com todas as informações relevantes que você me passou aqui. Provavelmente você receberá uma mensagem no seu e-mail agora mesmo. 3 Seguimos por lá, pode ser?

1 Explique porque você precisa trocar de canal de comunicação. 2 Deixe claro para os seus clientes que eles não precisarão repetir tudo novamente em outra plataforma. 3 Manter o mesmo membro do time na conversa cria maior confiança.

Opções alternativas

  1. Sempre que possível, conclua a questão no mesmo canal em que o cliente iniciou a conversa. Mesmo que seja apenas um resumo do que foi tratado no outro canal.
  2. Explique o caso, e deixe seu cliente escolher o canal alternativo correto e disponível entre as opções.
  3. Em caso de restrições legais, evidenciação de informações e comprovações, por exemplo, deixe claro com antecedência onde você pode ou não ajudar as pessoas.

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GLPI, Comunidade, futuro do projeto e como contribuir

No último último sábado, dia 29 de Agosto de 2020, participei de uma live convidado pelo Danilo Santos junto a ele e ao Jorge Camargo. Ambos profissionais da Service Desk Brasil que atua essencialmente com projetos de Service Desk usando GLPI e tem promovido diversas lives sobre o assunto nos últimos meses.

Open Source IT Asset management and Helpdesk software

A ideia do encontro era conversarmos sobre a comunidade brasileira e sua relevância no cenário mundial e percepção da equipe responsável pelo desenvolvimento do GLPI (a Teclib’), como esta comunidade se organiza e tem se organizado, como ela pode se tornar ainda mais relevante e efetiva, bem como falar sobre minha jornada com o sistema, dificuldades enfrentadas, motivações para manter este e outros canais ativos e constantemente relacionados – quase dedicado – ao maior, mais usado e melhor software de Gerenciamento de Serviços do mundo em se tratando de Software Livre.

Foram mais de 2 horas de bate-papo e, entre idas e vindas, acredito termos conseguido expressar a nossa gratidão pelo projeto, pela equipe dedicada ao constante desenvolvimento do GLPI, falamos sobre as dificuldades encontradas por praticamente todos que iniciam sua jornada com o sistema e, também, abordamos dicas que gostaríamos de ter tido quando começamos.

Sobre a Comunidade Brasileira de GLPI

Fonte: GLPI Project – https://glpi-project.org/community/

O GLPI passou a fazer parte do trabalho da equipe de desenvolvimento da Teclib’ que percebeu no Brasil um movimento bastante considerável de adoção e parceiros.

Se você, por exemplo, acessar a página de Telemetria do GLPI e filtrar por país, encontrará pelo menos 448 resultados de empresas que reportaram estar utilizando a ferramenta para atender centenas de milhares de usuários e ativos. É um número considerável de pessoas que se cadastraram como usuários do GLPI. Eu posso dizer com toda certeza que esse número seria, pelo menos, 20 a 30 vezes maior caso todos que usam a ferramenta reportassem. E este número não apenas um palpite. Ao acessar os gráficos de telemetria, é possível encontrar pouco mais de 12.000 instalações do GLPI que usam o idioma Português Brasileiro “perdendo” apenas para o Francês com mais de 18.000 instalações e seguido de perto pelo Inglês Britânico com pouco mais de 9.000 instalações.

Fonte: GLPI Project: https://glpi-project.org/pt-br/community/

Ou seja, o mercado brasileiro para o GLPI é forte e sim valorizado por quem desenvolve o sistema. Posso garantir que a Teclib’ está de olho em cada comentário, post, discussão, debate ou ideia que produzimos por aqui.

E é justamente por isso que a ideia de união dentro da comunidade brasileira de Software Livre, mais especificamente GLPI, deve falar mais alto. Contribuir com o projeto em forma de trabalho, testes, report de bugs ou até com dinheiro ajuda, e muito, o projeto a se manter vivo.

Mas Arthur. Como eu posso encontrar formas de contribuir com o projeto e a comunidade?

A comunidade brasileira é ativa, variada, presente em várias frentes e disponível aos mais variados níveis de conhecimento.

Acredite, qualquer conteúdo gerado ou pessoa ajudada é de extrema importância para a comunidade. Não subestime sua capacidade de mudar o futuro na carreira de alguém com o “pouco que você sabe”

Quem tiver mais links deixa nos comentários que eu adiciono aqui.

O GLPI e seus canais

A Teclib’, empresa responsável pelo desenvolvimento oficial do GLPI, investiu pesado em conteúdo, material e qualidade de acesso aos seus canais oficiais.

Ao entrar no site do Projeto do GLPI já é possível encontrar o site inteiramente em português. Os links que levam aos manuais e recursos deram saltos incrivelmente positivos. Você consegue encontrar um manual de extrema qualidade para rodar o seu GLPI sem dores de cabeça, apenas seguindo os manuais. Coisa que não existia antes de a empresa assumir as rédeas do sistema.

Eu quero deixar aqui links importantes e oficiais para que todos possam testemunhar a veracidade do que estou falando.

Apoio Financeiro ao Projeto GLPI

O que poucos sabem é que o projeto conta com uma campanha de arrecadação de recursos para manter o projeto, um serviço de nuvem de GLPI como um Serviço e também uma assinatura de suporte oficial chamada GLPI-Network.

Inclusive vou me comprometer aqui, publicamente, a contribuir financeiramente com “um café” para o projeto oficial do GLPI para cada R$ 40,00 arrecadados nos meus canais de apoio ao meu blog ou na livraria.

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Há duas maneiras de contribuir financeiramente com o projeto do GLPI.

  • Open Collective
    • No Open Collective você tem mais opções de valores e conta até com uma opção de doação mensal, caso tenha interesse.
    • Precisa criar uma conta
    • É possível contribuir anonimamente
    • É possível contribuir em nome da sua empresa
    • Não usa métodos de pagamento intermediários (PayPal, Picpay…)
  • Ko-fi
    • Não precisa cadastrar conta para contribuir
    • Usa Paypal para pagamento.

Futuro do Projeto GLPI

O GLPI teve marcos históricos na versão que mudou e modernizou totalmente sua interface e foi a primeira já com a Teclib’ como responsável pelo desenvolvimento e adição do projeto ao Github.

Neste ano de 2020 a versão 9.5, lançada em Julho e já atualizada com correções importantes, já está fazendo história e prometendo voos ainda mais altos para o projeto.

Fonte: GLPI Project – https://glpi-project.org/news/

Funções importantes como:

São mudanças que já eram solicitações recorrentes da comunidade e que vieram na 9.5. Sinal de que a equipe está sempre atenta às necessidades da comunidade e trabalhando para atender a todos mantendo o core do sistema íntegro e útil.

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O software é e permanecerá mantido como software livre para a comunidade com opções de contratações adicionais de suporte ou hospedagem do serviço na nuvem.

E para finalizar, deixo a íntegra da Live aqui abaixo para quem não teve oportunidade de assistir e gostaria de fazê-lo.

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Marketplace no GLPI 9.5 – Como ativar? Para quê serve?

A versão 9.5 do GLPI está a todo vapor. E uma das funcionalidades que eu mais gostei foi a do Marketplace que facilita muito a instalação de Plugins no melhor sistema de Gestão de Serviços e Service Desk que existe no mundo.

Quer aprender como fazer para ativar o marketplace? Olha aí!

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O GLPI possui por característica padrão a possibilidade de estender suas funções através de plugins. Há quem goste de trabalhar mais com as funções padrões e há quem goste mais de diversificar com os plugins. O fato é que o processo de instalação sempre foi uma pergunta constante e uma tarefa, nem sempre, das mais prazerosas e simples de ser realizada, dependendo da expertise de cada administrador da ferramenta.

A Teclib, desenvolvedora oficial do GLPI, criou um modelo de negócios que viabiliza a possibilidade de entregar o GLPI como um serviço para aqueles que não querem se envolver tanto com as tarefas administrativas de se manter um serviço web em funcionamento, como backup, configuração, correções, provisionamento, solução de problemas de infraestrutura.

Lembrando que o software continua sendo open-source com uma comunidade bastante ativa e totalmente gratuito para quem quiser usar por sua conta.

Com a nova adoção de um modelo de GLPI como um Serviço em Nuvem, a instalação de plugins era um incômodo por exigir acesso à console administrativa do servidor onde o GLPI está hospedado. A partir da versão 9.5, isso não é mais necessário.

O Marketplace no GLPI veio justamente para que você instale os plugins do repositório oficial como se fossem aplicativos que você instala da sua loja de aplicativos favorita no celular.

Você seleciona o plugin, clica em instalar, e ele aparece instalado na sua base. Não maravilhoso?

Para fazer funcionar o Marketplace você precisa criar uma conta na GLPI-Network, que é gratuita, e adicionar o token ao seu GLPI 9.5.

O procedimento em vídeo você encontra aqui e em texto, para quem prefer ler, logo abaixo do vídeo.

Procedimento:

  • O local para execução do processo dentro do GLPI fica em Configurar > Plug-ins e clique no ícone que parece uma lojinha no topo da página logo ao lado do caminho de Menus que fica na parte superior.
  • Dentro deste ícone haverá um link para você se registrar na GLPI-Network, caso você não tenha uma conta ainda.
  • O processo de registro não é difícil, é rápido e tem versão gratuita.
  • Após adicionar seus dados, selecione a versão de assinatura de suporte que você precisar e/ou desejar.
  • Voltando ao GLPI, você navega para o mesmo ponto de antes (Configurar > Plugins > Lojinha no topo, e ao invés de selecionar Registrar na GLPI Network, clique em preencha com sua chave de registro na configuração.
  • Copie o token de registro da GLPI Network neste campo do seu GLPI
  • Seja feliz e instale seus plugins sem dores de cabeça.

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#02 Service Desk com Evernote – Aula 02 | Criando a estrutura básica – Pilhas e Cadernos

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Este é um curso que liberei após um tempo a venda no meu Hotmart.

Ainda não tem conta no #Evernote? Crie já usando o meu link https://www.arthurschaefer.com.br/evernote

Já tem conta no Evernote e quer fazer um upgrade? Faça usando o meu link https://www.arthurschaefer.com.br/evernote

*** Usando o meu link você não paga nada a mais pelo Evernote e eu recebo uma pequena comissão por indicação do programa de Evernote Certified Consultant ***

Aprenda a criar uma estrutura básica para um sistema de Service Desk dentro do Evernote. É também um bom início para entender conceitos das Pilhas, Cadernos, Notas e Etiquetas dentro do Evernote. Conceito, este, que acaba sendo bem confuso para quem vem do modelo de organização de documentos por pastas, mais comum em sistemas operacionais.

O vídeo também serve para qualquer pessoa que queira conhecer a ferramenta e vale lembrar que o vídeo foi gravado em 2017. Portanto de lá para cá, alguns recursos podem ter mudado.

#01 Service Desk com Evernote – Aula 01 – Introdução ao Evernote

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Este é um curso que liberei após um tempo a venda no meu Hotmart.

Ainda não tem conta no #Evernote? Crie já usando o meu link https://www.arthurschaefer.com.br/eve… Já tem conta no Evernote e quer fazer um upgrade? Faça usando o meu link https://www.arthurschaefer.com.br/eve…

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Neste vídeo faço um apanhado geral sobre o Evernote para que possamos seguir o treinamento daqui para frente. O vídeo também serve para qualquer pessoa que queira conhecer a ferramenta e vale lembrar que o vídeo foi gravado em 2017. Portanto de lá para cá, alguns recursos podem ter mudado.

41. Para quê usar um software de Service Desk? 5 sintomas que mostram que talvez você precise de um

Talvez você precise de um software de Service Desk. E aqui estão 5 sintomas de que talvez você precise de um.

O curso gratuito de #GLPI está com inscrições abertas em http://bit.ly/ars-curso-glpi

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