Meu gerenciamento de tarefas

Não é segredo que eu sou Heavy user do Evernote. Uso o bichinho para praticamente tudo na minha vida digital. Mas existem certas tarefas, as quais, não realizo utilizando o Evernote diretamente.

Um bom exemplo é o gerenciamento das minhas tarefas diárias. Nunca consegui seguir meus fluxos por diversos aspectos, mas dentre eles:

  • Não há possibilidade de criar tarefas recorrentes — Possuo diversas tarefas que são realizadas diariamente, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente ou com alguma certa recorrência. Por exemplo, todo final de mês eu realizo os fechamentos de faturamentos mensais para enviar as faturas aos clientes. Essa tarefa precisa ser configurada para todo último dia do mês. Com o Evernote eu teria de atualizar o lembrete todos os meses, nunca poderia me dar ao luxo de “esquecer” de configurar o lembrete, pois poderia deixar de gerar o faturamento no mês seguinte.
  • Não há uma forma fácil de visualizar um prognóstico dos próximos dias/meses — Não uma forma simples de eu escolher visualizar o que tenho para ser feito na semana, a não ser que eu lembre de inserir um lembrete em cada nota que precisa ser completada naquela semana, ou seja, mais uma possibilidade de erro humano.

Como o Evernote não me entrega essas funções de forma simples e eficiente, testei alguns outras ferramentas digitais (sim, sou extremamente digital e costumo perder os papéis que carrego comigo) para tentar organizar minha vida diária.

Encontrei o Todoist. Ferramenta criada para gerenciar tarefas. Ele é perfeito para mim pois:

  • É fácil de criar tarefas que se repetem — Com poucas teclas pressionadas você cria uma tarefa com repetição conforme sua escolha, por exemplo, escreva: “Realizar faturamento todo dia 28” e automaticamente o sistema criará uma tarefa com nome “Realizar faturamento” com recorrência mensal e iniciando no próximo dia 28.
  • Planejamento de semana é função padrão — Ao clicar no botão “Próximos 7 dias” você automaticamente poderá visualizar as tarefas que estão agendadas para os próximos 7 dias.
  • É fácil de criar pesquisas e filtros — Se os próximos dias não são suficientes para o seu planejamento, é só criar filtros que podem envolver datas, etiquetas, projetos, para quem a tarefa está atribuída e te mostrar exatamente o que você precisa. Ex.: Quero saber quais as tarefas estão atribuídas a mim no Projeto XYZ e que precisam ser feitas nos próximo 15 dias. Simples demais de fazer esse filtro (próximos 15 dias & p:XYZ & delegadas para: mim)
  • O sistema de lembretes e agendamento das tarefas é extremamente inteligente — Da mesma forma que eu agendo tarefas recorrentes, eu posso agendar tarefas normais. Ex.: “Realizar tarefa x em 13 dias” criará uma tarefa com nome “Realizar tarefa x” no 13º dia a partir de hoje.

O Gerenciamento de Projetos e a Geração Y


Gerenciamento de Projetos. O que é um projeto?

Os livros e conceitos são claros: “Esforço temporário com início e fim previstos”. Tudo o que acontece no meio desse tal TEMPORÁRIO com início e fim previstos é o que chamamos de Gerenciamento dos Projetos.

Existem infinitas ferramentas para se gerenciar um projeto mas, como ouvi quase como unanimidade, 15% do gerenciamento do projeto é ferramenta e os outros 85%, COMUNICAÇÃO.

O que? Então as 10 áreas de conhecimento, mais de 40 processos, ferramentas e ferramentas para aplicar esses processos, softwares, cálculos, estimativas, orçamentação, cronograma, qualidade, sprints, kick off, project charter, representam apenas QUINZE POR CENTO do gerenciamento de um projeto???

Isso aí meu amigo, dito isso gostaria de abrir os olhos e comentar o seguinte.

Imagine que você assumiu um departamento de Suporte, ou então um Projeto importante para o seu setor ou até para a empresa.

Não saia procurando a ferramenta ideal para o seu caso. Qual é o software que vou usar para gerenciar meu suporte/projeto/empresa/equipe. A ferramenta é só a pontinha do Iceberg. É a ferramenta que te traz a informação para a tomada de decisão, é verdade, mas o que caracteriza um projeto como bem sucedido é a qualidade da comunicação e comprometimento da equipe em prol de um objetivo.

É sentar e definir escopo, é buscar o comprometimento da equipe através de ações, exemplos, amizades, criatividade, comunicação, vontade. A ferramenta só está lá pra receber os dados, facilitar a visualização dos processos e documentações e te trazer esses dados interpretados em formas de gráficos e planilhas que facilitarão a tomada das decisões HUMANAS.

Portanto, trate de criar um plano de comunicação e o execute com sua equipe. Pare de querer que toda ferramenta faça todo o “trabalho sujo” que é você, como gestor (seja ou esteja você gestor) que deve fazer.

Mas essa é só a minha opinião. =D