GLPI 0.85 disponível

No dia 12 desse mês (Novembro) saiu a tão aguardada versão 0.84 do GLPI. Esta nova versão era tão aguardada pois prometia disponibilizar mais uma área de Gestão do ITIL, o Gerenciamento de Mudanças. Além dessa mudança aguardada por muitos, o sistema ganhou funcionalidades interessantes para equipes de TI como o Gerenciamento de Projetos, Exportação para PDF nativa, diversas melhorias e até melhorias nas traduções de alguns componentes.

 

 Segue abaixo as principais novas funcionalidades e também o changelog completo original da notícia do site do GLPI:

GLPI 0.85 IS OUT

The official GLPI 0.85 tarball is now available for download !

Here a non exhaustive list of the new functionalities offered by this version:

Servicedesk : change management

Servicedesk : project, task and Gantt graph management

Servicedesk : SLA management enhancement

Inventory : inventory of components

General : improve mail collector

General : import, export and copie business rules

General : improve mail notification system

General : add log rotation

General : UTF8 PDF export

General : translations of dropdowns and knowledge base items

General : review profile management

General : User pictures

Ergonomy : migrate to jquery

More than 105 tickets have been closed for this major version.

Changelog original

Não esqueçam de testarem muito o GLPI 0.85 antes de colocar em produção!!

Link para download do GLPI 0.85

www.bavierati.com.br

Gerenciamento de Mudanças de Escopo

Durante as apresentações dos trabalhos de conclusão do meu curso de MBA em Gerenciamento de Projetos um dos grupos mostrou uma planilha bem legal para controlar as mudanças de escopo solicitadas durante os projetos e o mapeamento do custo de cada mudança aprovada.

 Em praticamente todos os projetos do planeta o problema com Mudanças de escopo existe. Acontece que toda mudança de escopo traz consigo um impacto no tempo e principalmente no custo. A proposta dos grupos em geral era criar, além do formulário de solicitação de Mudança do Escopo, uma planilha de controle das solicitações e os Custos no tempo do projeto. Dessa forma é possível verificar quais os custos inerentes às solicitações de mudanças em um projeto e ao cruzarmos com os dados de orçamento planejado, é visível que os custos realizados ultrapassaram o planejado e com essa adição dos custos de mudança esses números são totalmente explicáveis e compreensíveis.

Desenvolvi um exemplo dessa planilha explicada juntamente com alguns números de gráfico hipoteticamente criados para ilustrar o exemplo:

  • A planilha abaixo demonstra as solicitações de mudanças no tempo, o status dessa solicitação, o impacto dessa mudança no Prazo e por último, o Custo envolvido em caso dessa Mudança ser aprovada e executada.
  • O Custo só será levado para a planilha de orçamento ou custos quando aprovada e no mês em que for aprovada ou executada.


Planilha de Controle de Solicitações de Mudanças

  • Na planilha abaixo explicitei os custos para com os profissionais X e Y no tempo de um projeto de 5 meses. É possível analisar um campo exclusivo para as Mudanças do escopo. Observe que essa Mudanças não acontecem todos os meses e só são contabilizadas as Mudanças aprovadas e no mês em que foram aprovadas.
  • No gráfico existem 4 acompanhamentos:
  • Barras
  • Azul — Orçamento Mensal Planejado
  • Laranja — Orçamento Mensal Realizado
  • Linhas
  • Cinza — Orçamento Acumulado Planejado
  • Amarelo — Orçamento Acumulado Realizado


Orçamento Planejado x Realizado

Análise:

  • Pelo gráfico podemos analisar que os custos mensais realizados (barra laranja) tiveram um aumento devido as mudanças nos meses de Agosto e Outubro;
  • O acumulado mensal realizado (linha amarela) uma vez mais alto, não volta ao planejado. A não ser que ocorram solicitações de mudanças que possam gerar barateamento do projeto. Ex.: Retirada de recursos, cancelamento de etapas.

Gostei desta proposta de Gerenciamento de Mudanças em Projetos por acreditar que ajude muito aos Gerentes de Projetos acompanhar custos inerentes as mudanças de escopo, que sempre fugirão do orçamento planejado no início do projeto.

Gerenciamento de Riscos em Projetos — Parte 1

Para falar de Riscos em Projetos é importante conceituarmos RISCO.

 Segundo o PMBoK, “O risco do projeto é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, provocará um efeito positivo ou negativo em um ou mais objetivos do projeto tais como escopo, cronograma, custo e qualidade.” (PMBoK 5ª Edição).

 Todo risco deve possuir PELO MENOS uma causa e um impacto, mas não se resume nisso. Pode possuir mais causas e muito mais impactos!!

 Mas Arthur, O PMBoK disse que um risco pode ser uma condição incerta que se ocorrer pode causar efeito positivo?? Exatamente. Vamos a um exemplo:

 O seu projeto é pago em dólar mas nem todas as aquisições são feitas de uma vez e sim durante o decorrer do projeto. Digamos que as aquisições durem cerca de 6 meses. Se nesses seis meses o valor do dólar cair, não seria algo bom para o projeto? Portanto esse risco que possui uma causa (Queda do dólar) gerou um impacto extremamente positivo ao projeto (Diminuição do custo).

 É importantíssimo salientar que NENHUM risco é controlável, mas sim as respostas aos riscos é que gerenciamos como Gerentes do Projeto.

 Para planejarmos respostas aos riscos, precisamos realizar as análises de riscos que precisam obrigatoriamente passar por alguns processos também citados no PMBoK:

  • Planejar o Gerenciamento dos Riscos
  • Identificar os Riscos
  • Realizar análise qualitativa dos Riscos
  • Realizar análise quantitativa dos Riscos
  • Planejar as respostas aos Riscos
  • Controlar os Riscos

A partir de hoje vamos falar um pouco de cada um dos principais processos de Gerenciamento de Riscos em projetos segundo o PMBoK.

Planejar o Gerenciamento dos Riscos

É neste processo que são definidas a forma e nível em que as atividades de Gerenciamento de Riscos serão executadas e conduzidas durante o projeto. Este processo garante a efetividade da comunicação, visibilidade e importância de cada um dos riscos para o projeto e também para que nenhuma pessoa importante para o projeto seja esquecida e possíveis riscos possam não ser identificados.

Para que este processo seja atendido serão necessárias que algumas entradas já estejam prontas ou sejam elaboradas.

  • Termo de Abertura do Projeto
  • Realizado na área de Integração do Projeto
  • Registro das Partes Interessadas
  • Realizado na área de Gerenciamento das Partes Interessadas
  • Fatores Ambientais da Empresa
  • Informações que podem ser tiradas de uma análise estratégica da empresa
  • Ativos de Processos Organizacionais
  • Processos que definem a organização:
  • Conceitos e termos de riscos para a empresa
  • Modelos padrão
  • Papéis das partes interessadas
  • Autoridades para tomadas de decisões

Podem ser usadas para planejar o gerenciamento de riscos Técnicas, opiniões especializadas e também reuniões com pessoas interessadas no projeto positiva ou negativamente.

Desse processo de Planejamento do Gerenciamento de Riscos saem as metodologias, papéis e responsabilidades, Orçamento estimado para as atividades de gerenciamento de Risco e prazos claramente definidos para que as atividades em questão não extrapolem e estourem o tempo do projeto. Afinal, não é de análise de riscos que vive um gerente de projetos.

Metodologia

No que diz respeito a metodologias, podemos dizer que daqui saem os conceitos de escalas de impactos de cada risco ao projeto quanto a Custo, Tempo, Objetivo do Projeto, Escopo e Qualidade, por exemplo.

Conceitos do tipo, O que significa Impacto Alto ou Altíssimo para o projeto? Quais as tolerâncias de cada parte interessada para cada tipo de risco? Que tipo de relatórios serão gerados? Que tipo de relatórios meu cliente ou meu Sponsor quer ver? Que tipo de acompanhamento farei?

EAR (Estrutura Analítica de Riscos)

Esta análise é um belo exemplo de metodologia a ser aplicada no projeto que mostra áreas do projeto que podem apresentar riscos:

Fonte: PMBoK 5ª Edição

Escalas de Impacto de um Risco nos Objetivos Principais do Projeto

Esta escala mostra o que seria mais ou menos crítico para o projeto baseado em Objetivos principais do projeto que foram definidos previamente. Através desta escala, decisões do quanto deve ser investido de tempo e orçamento em cada risco, que será posteriormente identificado e classificado, serão tomadas:

Implantação de um sistema de Help Desk — Parte 4 (O novo fluxo do atendimento)

Este post faz parte de uma série de 5 outros posts sobre a implantação de um software de Helpdesk. Na primeira parte falamos sobre algumas mudanças e melhorias que um software de Helpdesk pode trazer para uma equipe de suporte. Na segunda parte falamos um pouco sobre porque implantar e como justificar a implantação do sistema. Na terceira parte falamos sobre alguns pontos a serem avaliados na escolha do software a ser utilizado.

Nesta etapa do projeto vamos bater forte nas alterações no fluxo de atendimento dos atendentes. A maioria dos casos em já se avaliou a necessidade de um software de gestão do Help Desk é porque, de fato, precisa de mudanças não só da equipe técnica mas também na cultura dos usuários que acionam este suporte técnico.

Um exemplo de fluxo de atendimento para a equipe de TI pode ser no seguinte modelo:

  1. O usuário abre o chamado com a sua requisição ou incidente;
  2. O chamado é então atribuído ao técnico disponível e/ou capacitado a atender a ocorrência;
  3. O técnico atende, adiciona as tarefas e todo o trabalho feito na ocorrência em busca da solução. Após atendimento completo a demanda solicitada, o técnico soluciona o atendimento.
  4. O usuário então valida o chamado como Solucionado ou Não Solucionado.
  • Solucionado — O chamado é Finalizado
  • Não Solucionado — O chamado é novamente atribuído ao mesmo técnico que o atendia.
  1. Ao ser validado como Solucionado pelo usuário o, chamado é então fechado e ficará salvo nos históricos para sempre.

Na imagem abaixo é possível visualizar o fluxo de atendimento proposto acima:


A cultura da empresa deve ser muito bem trabalhada. No último post falaremos mais sobre alguns cuidados com a implantação, homologação e treinamento de administradores e usuários. Porém neste post ainda cabe falar sobre a principal mudança que deverá ser muito bem trabalhada pelo setor de suporte para alavancar a mudança de cultura dos funcionários da empresa que ativarão o serviço de Help Desk.

 Todos os funcionários deverão utilizar o serviço de Help Desk para ativar a equipe de suporte, salvo naqueles casos extremamente impactantes a empresa e/ou em casos de que o usuário não consegue ligar o seu computador ou não tem acesso a rede. Nesses casos é importante que o técnico tenha a sensibilidade de abrir o chamado em nome do usuário requerente e atendê-lo o mais breve possível.

Até a próxima!!

Conhecendo o Skype Manager

Com o fim do Windows Live Messenger (MSN) anunciado nos vimos obrigados a migrar para a tão bem conceituada e bem sucedida plataforma de comunicação do Skype comprada pela Microsoft em Maio de 2011. Eis que algumas ferramentas de terceiros nos dispunham recursos para controlar e auditar as comunicações efetuadas pelo antigo MSN e a partir daí teríamos de criar novas contas Skype, talvez de uma forma um pouco descontrolada e sem uma padronização. Em se tratando de um ambiente corporativo isso traria muitas dores de cabeça e contratempos não necessários para os setores de TI.

 Existe então 2 (ou mais) alternativas a serem seguidas. Uma delas seria partir para um modelo de Mensageria instantânea única e exclusivamente corporativo. Algo como jabber ou até o Lync Server (Online) da Microsoft (que poderia muito bem se encaixar na segunda alternativa também). A segunda alternativa seria trabalhar de fato com o Skype, trazendo os antigos endereços de MSN de clientes já acostumados com a rapidez de trabalhar com o MSN junto aos seus fornecedores.

 Ou seja, o projeto não poderia ser tratado como uma mudança de conceito onde hoje trabalha-se com mensageria interna e também externa. A alternativa do Jabber fica de lado, visto que teria que ser criado um ID, instalação de um cliente de jabber e instruções de uso para cada cliente e mais a estrutura interna. A alternativa do Lync Server/Online se torna caríssima a curto prazo e de certa forma o projeto envolveria muito mais do que 20 dias para realizar.

 Diante as premissas acima citadas temos então a opção do desconhecido Skype Manager.


Skype Manager

Skype Manager é uma ferramenta de administração baseada no modelo web que permite administrar o uso do Skype na sua empresa ou até família. Adicionar usuários, bloquear usuários, trocar senhas, atribuir créditos, gerar relatórios de uso dos créditos por usuário ou até por grupo e muito mais. Tudo isso grátis!

Cadastro

Acesse https://manager.skype.com e cadastre-se já para conhecer um pouco mais da ferramenta.

Conta empresarial x Conta particular

Uma conta empresarial é uma conta criada através do Skype Manager para disponibilização de ferramenta para trabalho. A conta particular trata-se daquela conta que o usuário criou em casa para conversar com amigos, família e talvez até assuntos de trabalho mas que está vinculada ao e-mail particular do mesmo.

Mas o Skype Manager possui a função de tornar um Skype particular em Skype corporativo para que os créditos e demais funções possam ser controladas, de forma limitada, pela empresa na qual o usuário está ingressando. Isso não é incrível??

Aí você me pergunta: “e quando o usuário vai embora? A conta fica para a empresa?”, eu digo-lhes que Não. A resposta é: Apenas “devolva” esta conta ao dono retirando ele do sistema do Skype Manager. Não é demais isso?

Eu poderia ficar aqui falando por linhas e linhas de funcionalidades. Mas se você criar uma conta de administração do Skype Manager, vais ver que é bem interessante e uma bela alternativa para solução de mensageria instantânea.

Gerenciando Projetos com Trello

Gerenciamento de projetos pode ser algo bastante complexo em um primeiro momento com suas siglas, documentações, regras e processos. Mas todo mundo concorda que um projeto bem gerenciado, controlado e acompanhado nos mínimos detalhes acaba se tornando um forte candidato a case de sucesso.

Muitos softwares no mercado prometem auxiliar este gerenciamento de forma completa e muitas vezes complexas para quem não tem muita intimidade com os mesmos. Em diversas ocasiões nos deparamos com siglas que, quando não estudadas em gerenciamento de projetos, acabam complicando mais do que ajudando.

Quero que fique muito claro que não estou de maneira alguma dizendo que softwares mais complexos como Gantter, OpenProj ou Microsoft Office Project sejam ferramentas a não serem utilizadas mas quero dizer que existem ferramentas grátis, mais simples e que já podem ser de grande valia para um pequeno gerente de projetos que lidera cases na própria empresa, vida pessoal ou em um grupo de amigos.

O software que estou usando nos últimos dias para testar e gerenciar projetos é o Trello. Uma ferramenta Web, ou seja, multiplataforma desde que tenha um browser, disponível também em aplicativos para iPhone, Android e Windows 8 e que se oferece de forma gratuita a quem quiser utilizar.


Cadastro

Para começar o processo de cadastro no serviço é bastante simples sendo solicitado apenas o seu nome, seu e-mail e uma senha. Caso tenhas uma conta no Google, podes utilizar as mesmas credenciais para se cadastrar.


Quadros, listas e cartões

O Trello trabalha com três conceitos: Quadros, Listas e Cartões.

  • Quadros
  • O quadro é tratado pelo software como um projeto.
  • Listas
  • A lista é tratada pelo software como o status em que cada tarefa se encontra. (A fazer, Em execução, Pendente, Feito)
  • Essas são apenas sugestões de como usar. Cada um escolhe a melhor forma de tratar cada status de tarefa.
  • Cartões
  • O cartão é tratado como cada etapa, funcionalidade, entrega do projeto.
  • Dentro das etapas é possível adicionar diversas atividades, anexos e checklists.

Arrastando cartões entre listas

  • O conceito do Trello é bem simples. Arrastar etapas entre os status para acompanhar o projeto.

Dentro de cada cartão estão disponíveis diversas opções. Desde checklists até upload de anexos e comentários da atividade.

Trabalhando em equipe

Quando se fala em gerenciamento de projetos é impossível não pensar em equipes. O Trello trabalha de forma bastante interessante com equipes. É possível adicionar novos membros ao projeto apenas através da oppção “Add Members” onde você pode adicionar o e-mail ou usuário de outro membro para que o mesmo possa acessar os projetos da sua organização.

Trello na Web

Aplicativo para — Windows 8

Aplicativo para Android — Play Store

Aplicativo para Google — Chrome Web Store

Aplicativo para iPhone/iPad — iTunes App Store