Durante as apresentações dos trabalhos de conclusão do meu curso de MBA em Gerenciamento de Projetos um dos grupos mostrou uma planilha bem legal para controlar as mudanças de escopo solicitadas durante os projetos e o mapeamento do custo de cada mudança aprovada.
Em praticamente todos os projetos do planeta o problema com Mudanças de escopo existe. Acontece que toda mudança de escopo traz consigo um impacto no tempo e principalmente no custo. A proposta dos grupos em geral era criar, além do formulário de solicitação de Mudança do Escopo, uma planilha de controle das solicitações e os Custos no tempo do projeto. Dessa forma é possível verificar quais os custos inerentes às solicitações de mudanças em um projeto e ao cruzarmos com os dados de orçamento planejado, é visível que os custos realizados ultrapassaram o planejado e com essa adição dos custos de mudança esses números são totalmente explicáveis e compreensíveis.
Desenvolvi um exemplo dessa planilha explicada juntamente com alguns números de gráfico hipoteticamente criados para ilustrar o exemplo:
- A planilha abaixo demonstra as solicitações de mudanças no tempo, o status dessa solicitação, o impacto dessa mudança no Prazo e por último, o Custo envolvido em caso dessa Mudança ser aprovada e executada.
- O Custo só será levado para a planilha de orçamento ou custos quando aprovada e no mês em que for aprovada ou executada.
Planilha de Controle de Solicitações de Mudanças
- Na planilha abaixo explicitei os custos para com os profissionais X e Y no tempo de um projeto de 5 meses. É possível analisar um campo exclusivo para as Mudanças do escopo. Observe que essa Mudanças não acontecem todos os meses e só são contabilizadas as Mudanças aprovadas e no mês em que foram aprovadas.
- No gráfico existem 4 acompanhamentos:
- Barras
- Azul — Orçamento Mensal Planejado
- Laranja — Orçamento Mensal Realizado
- Linhas
- Cinza — Orçamento Acumulado Planejado
- Amarelo — Orçamento Acumulado Realizado
Orçamento Planejado x Realizado
Análise:
- Pelo gráfico podemos analisar que os custos mensais realizados (barra laranja) tiveram um aumento devido as mudanças nos meses de Agosto e Outubro;
- O acumulado mensal realizado (linha amarela) uma vez mais alto, não volta ao planejado. A não ser que ocorram solicitações de mudanças que possam gerar barateamento do projeto. Ex.: Retirada de recursos, cancelamento de etapas.
Gostei desta proposta de Gerenciamento de Mudanças em Projetos por acreditar que ajude muito aos Gerentes de Projetos acompanhar custos inerentes as mudanças de escopo, que sempre fugirão do orçamento planejado no início do projeto.
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